Stressvolle situaties waar iedere leider mee te maken krijgt.
Hoe stress en leiderschap elkaar beïnvloeden en hoe je stress kunt beheersen voor betere beslissingen.De impact van stressvolle situaties op leiderschap
Stress en leiderschap gaan vaak hand in hand. Het is geen geheim dat stress je beslissingen negatief kan beïnvloeden, vooral wanneer je verantwoordelijk bent voor een team of organisatie. In deze blog ontdek je hoe omgaan met stress in leiderschap kan voorkomen dat stress je beslissingen in gevaar brengt.
Mensen zijn nooit volledig rationeel, vooral niet onder stress. Onze manier van denken bevat veel valkuilen die goede besluitvorming in de weg kunnen staan. Stressmanagement voor leiders is essentieel om deze valkuilen te vermijden en effectieve beslissingen te blijven nemen.
Gedragsmatige valkuilen in stressvolle situaties
Een oud-collega van mij, die ik Kees zal noemen, ervoer dit uit eerste hand. Na veel twijfelen besloot hij meer taken te delegeren aan zijn team, wat voor hem een grote stap was. Kees hield graag de controle in handen, maar merkte dat zijn medewerkers moeite hadden met de extra verantwoordelijkheid. Hoe ga ik om met stress in leiderschap was een vraag die Kees zich vaak stelde, vooral toen zijn team niet presteerde zoals verwacht. Hij zei gefrustreerd tegen mij: “Ik dacht dat delegeren mij de vrijheid zou geven om meer werk gedaan te krijgen, maar nu kost het mij twee keer zoveel tijd om fouten recht te zetten.”
Beter een zes zonder stress dan een zeven zonder leven.
De 5 belangrijkste stressvolle situaties voor leiders
1. Delegeren van belangrijk werk
Delegeren is een van de grootste uitdagingen in stress en leiderschap. Leiders zoals Kees kunnen het moeilijk vinden om beslissingsrechten los te laten, vooral wanneer ze bang zijn dat het succes van hun medewerkers hen overbodig maakt. Hoe omgaan met stress in leiderschap bij delegeren? Het begint met een duidelijk gesprek tussen de leidinggevende en de medewerker, waarin verwachtingen worden verduidelijkt en een plan wordt gemaakt voor de mate van betrokkenheid. Stressmanagement voor leiders vraagt om zorgvuldige planning, vooral in urgente situaties.
Tip: Zorg ervoor dat je de hoeveelheid autoriteit die je overdraagt, afstemt op de vaardigheid en ervaring van je medewerker. Hoe urgenter het project, des te zorgvuldiger de planning van gedelegeerde taken.
Hoe kan ik het beste delegeren?
Het proces dient te beginnen met een duidelijk gesprek tussen de manager en de medewerker. Tijdens dit gesprek worden de verwachtingen verduidelijkt en wordt eerlijk beoordeeld wat de medewerker bereid is aan te pakken. Tevens wordt uitgelegd hoe de manager betrokken blijft. Te vaak zorgt een gevoel van urgentie ervoor dat managers deze belangrijke voorbereiding compleet overslaan.
Door deze benadering te volgen, zou Kees verder kunnen kijken dan de tegenovergestelde alternatieven van “delegeren” en “controle”. In plaats daarvan zou Kees zichzelf kunnen afvragen: “Voor welke onderdelen van deze taak zijn mijn mensen klaar en zelfverzekerd genoeg om het op zich te nemen, en welke rol moet ik hierin spelen om dit gedaan te krijgen?”
Ik denk altijd eerst goed na voordat ik iets stoms zeg.
2. Slecht nieuws communiceren.
Een van de minst prettige en meest stressvolle situaties van een manager is het overbrengen van berichten die mensen teleurstellen. Er komen altijd onvoorspelbare en menselijke emoties bij kijken. Van zowel de ontvanger als die van de zender. De twee meest voorkomende reacties waar managers helaas maar al te vaak in schieten, zijn overdreven bot of overdreven voorzichtig. Ik heb gezien hoe managers kostbare minuten verspillen aan lange, verwarrende inleidingen die bedoeld waren om de klap te verzachten. Ik heb ook gezien dat managers zichzelf ervan overtuigden dat ‘gewoon de pleister snel eraf halen’ de beste manier is om slecht nieuws te brengen. Geen van beide opties werkt echt.
Dit komt doordat ‘de klap verzachten’ te vaak vage taal omvat die de luisteraar alleen maar verwarder maakt over wat ze hebben gehoord.
En de zogenaamde pleister-methode gaat vaak gepaard met harde, veroordelende en soms vernederende taal waardoor de luisteraar meer gefocust blijft op het aanstootgevende gedrag van de manager dan op wat de boodschap ook is.
Hoe kan ik het beste slecht nieuws communiceren?
Een succesvol leider is dan ook in staat om de mate van directheid en diplomatie af te stemmen op basis van de impact van wat hij/zij zegt tegen degenen die het horen. Ook hier weer is de sleutel tot succes: goede voorbereiding. Door voorbereid te zijn zul je beter in staat zijn om jouw eigen ongemak en emoties te beschermen voor de afweer of zelfs woede-reactie van de ontvanger.
Tip: Schrijf de boodschap die je wilt overbrengen in duidelijke, niet-oordelende taal op, in niet meer dan twee tot drie zinnen. Breng de boodschap vervolgens binnen de eerste twee minuten van het gesprek over. Hanteer geen lange inleiding, geen praatje om uit te stellen of langzaam op te warmen. Gebruik de rest van het gesprek om te verwerken wat ze hebben gehoord, vragen te stellen, lucht te geven of te verduidelijken. Maak het over hun behoeften, en niet die van jou.
Als ik mijzelf voorbijloop, lach ik wel altijd even vriendelijk.
3. Risicobesluitvorming.
Besluitvorming onder druk brengt extra uitdagingen met zich mee, vooral als het gaat om risico’s. Hoe omgaan met stress in leiderschap bij risicobesluitvorming? Wanneer het gaat om zwaarwegende risico’s, zullen we in eerste instantie vaak denken aan gevaren van buitenaf. Gebeurtenissen en ontwikkelingen ‘waar je niets tegen kunt doen anders dan je er optimaal op voorbereiden’. Gedragswetenschappelijk onderzoek toont aan dat mensen systematisch fouten maken bij besluit- en oordeelvorming. Die neiging om fouten te maken is net zo goed een risico, ook al zijn we ons daar vaak veel minder van bewust.
Besluiten en oordelen worden meestal ongemerkt beïnvloed door subjectieve meningen. Het is eerder regel dan uitzondering dat mensen te optimistisch zijn over risico’s, zeker in tijden van voorspoed. In de praktijk blijkt echter dat risico’s het grootst zijn vlak voor het barsten van een bubbel. Een langdurige periode van stabiele, opgaande markten kan dus een volkomen onterecht gevoel van zekerheid en veiligheid geven. Lees hier meer over omkeerbare en onomkeerbare beslissingen. En hoe besluitvormingsheuristiek helpt bij een besluitvormingsproces.
Hoe pas ik risicobesluitvorming het beste toe?
Om alle medewerkers binnen jouw organisatie meer vertrouwen te geven om de eenmaal genomen beslissing uit te kunnen voeren is het van belang:
1. Om duidelijk de risico’s die inherent zijn aan de precedenten die aan de beslissing ten grondslag liggen te identificeren en te communiceren dat jij deze ook begrijpt.
2. Onderzoek beschikbare datasets, identificeer eventuele tegenstrijdige feiten en onderzoek ze met de juiste belanghebbenden om ervoor te zorgen dat jullie interpretaties op één lijn liggen.
3. Vraag ook om input van anderen die met soortgelijke beslissingen te maken hebben gehad.
Neem de tijd om alle beschikbare gegevens te analyseren en zoek naar tegenstrijdige feiten. Betrek verschillende belanghebbenden bij de besluitvorming om te zorgen voor een gebalanceerde en goed geïnformeerde beslissing. Stressmanagement voor leiders houdt ook in dat je bewust bent van je eigen biases bij risicobesluitvorming.
Intuïtief is niets minder en niets meer dan herkenning.
4. Hardnekkige problemen oplossen.
Een gestreste manager die voor een hardnekkige uitdaging staat, heeft vaak het gevoel dat zijn of haar enige optie is om ofwel (
1) heftig te pleiten voor zijn/haar voorgestelde oplossing met onverzettelijke zekerheid, of
(2) heel indirect ideeën aan te dragen om te voorkomen dat ze dominant lijken en om het team de uitdaging aan te laten gaan.
Het probleem is wederom dat geen van beiden goed werkt. Wanneer medewerkers het gevoel hebben dat de manager dogmatisch is, zullen ze zich terugtrekken, ongeacht de verdiensten van het idee. Als ze het gevoel hebben dat de manager geen vertrouwen in het idee heeft, zullen ze al snel tot de conclusie komen: ‘Als de baas er niet zo van overtuigd is dat het zal werken, zal ik mijn nek er ook niet voor uitsteken. “
De juiste mix van overtuiging en openheid vormt de weg voor anderen om deel te nemen aan het naar boven halen van een niet-geteste oplossing. Welke voortbouwt op het beste denken van de leider, maar deze verfijnt met de input van anderen. Dit geeft collectief energie aan de leider en zijn/haar team, waardoor de organisatie wordt voorbereid om het idee in daden om te zetten.
Hoe los ik hardnekkige problemen op?
Faciliteer dit soort probleemoplossende gesprekken met zorgvuldigheid. Stel vast hoe zwaar het eventuele probleem is, welke oplossingen tot nu toe hebben gefaald en waarom. Maak duidelijk dat jij wilt dat het team samen met jou de oplossing bedenkt. Maak duidelijk dat je op zoek bent naar nieuwe ideeën, niet naar een verdediging van mislukte oplossingen of herhalende versies ervan. Stel gezamenlijk een reeks meetbare criteria op waaraan succesvolle en geschikte oplossingen moeten voldoen. Houd rekening met eventuele vooroordelen die jij hebt voor bepaalde niet-geteste oplossingen en vraag het team om ze niet anders te behandelen dan degene die ze zelf genereren. Laat het team ook hun eigen ideeën naar voren brengen. Beoordeel alle ideeën, inclusief die van jezelf, aan de hand van de door jullie samen vastgestelde criteria.
Tip: Houd altijd in gedachten dat er vaak meerdere oplossingen zijn voor complexe problemen. Moedig je team aan om verschillende ideeën aan te dragen en werk samen om een breed scala aan opties te verkennen. Dit versterkt stressmanagement voor leiders door een breder perspectief te bieden. Kijk ook eens bij Management Drives.
5. Afscheid nemen van belemmerende overtuigingen.
De laatste stap in effectief stressmanagement voor leiders is het loslaten van belemmerende overtuigingen die je tegenhouden. Stress en leiderschap kunnen ertoe leiden dat je blijft vasthouden aan oude overtuigingen die niet langer dienen. Hoe omgaan met stress in leiderschap? Begin met het identificeren van deze overtuigingen en werk actief aan het vervangen ervan door positieve gedachten die je helpen groeien als leider.
Tip: Maak een lijst van negatieve overtuigingen en vervang ze door positieve affirmaties. Herinner jezelf regelmatig aan je doelen en de positieve stappen die je al hebt gezet. Stressmanagement voor leiders betekent ook het actief vervangen van negatieve denkpatronen door constructieve, groei-georiënteerde denkbeelden.
Leiders worden dagelijks geconfronteerd met stressvolle situaties, van naderende deadlines tot complexe beslissingen. In mijn blog over Byron Katie methode 4 vragen laat ik zien hoe je met een simpele zelfreflectie-methode deze stressvolle momenten beter aankunt en meer rust en overzicht creëert, zelfs onder druk.
Conclusie: Effectief omgaan met stress en leiderschap
Stress en leiderschap zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Elke leider komt onvermijdelijk situaties tegen waarin stress een rol speelt bij besluitvorming, communicatie en probleemoplossing. Door te leren hoe omgaan met stress in leiderschap kun je niet alleen je eigen welzijn verbeteren, maar ook je effectiviteit als leider vergroten.
Het toepassen van stressmanagement voor leiders helpt je om rationele beslissingen te nemen, effectief te delegeren en constructieve gesprekken te voeren, zelfs onder druk. Het herkennen van en anticiperen op de gedragsmatige valkuilen die ontstaan door besluitvorming onder druk, stelt je in staat om weloverwogen keuzes te maken die bijdragen aan de groei van zowel jezelf als je team.
Of het nu gaat om het delegeren van verantwoordelijkheden, het communiceren van slecht nieuws, of het oplossen van hardnekkige problemen, de sleutel ligt in voorbereiding, bewustwording en actie. Door actief te werken aan je stressmanagement voor leiders en door bewust te zijn van de impact van stress op je besluitvorming, kun je als leider niet alleen beter presteren, maar ook een voorbeeld zijn voor je team. Kijk ook eens of de tool van Management Drives iets voor jou en jouw team is.